تعهدنامه حفظ محرمانگی چیست؟

تعهد به حفظ محرمانگی از جمله تعهداتی است که در چندساله اخیر بسیار مورد توجه طرفین قرارداد و نیز قراردادنویسان قرار گرفته است که بخشی از این توجه بسیار غیر منطقی و بخشی از آن قابل اعتناست. مثلا فردی که می خواهد اطلاعات اختصاصی شرکت خود یا اطلاعاتی که قاعدتا دارای ماهیت محرمانه هستند (مانند اطلاعات پرسنلی مجموعه خود برای وارد کردن آنها به یک نرم افزار جامع منابع انسانی) را برای انجام کاری در اختیار شخص ثالثی قرار دهد یا فردی که صاحب ایده است می خواهد با یک سرمایه گذار وارد مذاکره برای ایجاد کسب و کار مشترک گردد. در هر یک از این حالات، اخذ تعهد از طرف مقابل برای حفظ محرمانگی اطلاعات بسیار حایز اهمیت است. چراکه امکان دارد که طرف قرارداد، خواسته یا ناخواسته، اطلاعات محرمانه را در اختیار اشخاص ثالث قرار داده یا خودش مورد استفاده قرار دهد. اما متاسفانه برخی قراردادنویسان به این نوع از تعهد نگاه درستی نداشته و به صورت یک ماده لوکس در تمامی قراردادها درج می نمایند. غافل از اینکه نمی دانند چه بار سنگینی از تعهد را به دوش طرفین قرارداد گذاشته اند. بعلاوه، به قدری ماده حفظ محرمانگی را به صورت مبهم و کلی نگارش می نمایند که تقریبا هیچ اطلاعاتی از حاکمیت حفظ محرمانگی مصون نیست. این در حالی است که بدیهی است که چرا باید اطلاعات عادی مبادله شده بین طرفین محرمانه تلقی شود. البته در یادداشتی جداگانه به نحوه نگارش ماده محرمانگی خواهیم پرداخت و پیشنهاد به قراردادنویسان وئ طرفین قرارداد خواهیم داد که به این راحتی زیر بار مسوولیت حفظ محرمانگی نروند مگر اینکه اولا اقلام محرمانه تعریف شده باشد ثانیا تعهداتی که برای حفظ محرمانگی نیاز است در ماده قرارداد درج کنند ثالثا وصف استقلال به ماده محرمانگی بدهند و ...
سه حالت برای درج این تعهد به حفظ محرمانگی از منظر شکلی در روابط معاملاتی طرفین وجود دارد که عبارتند از:

الف- به صورت شرط ضمن عقد:

گاهی طرفین قرارداد در یک ماده ای تحت عنوان "محرمانگی" یا "حفظ محرمانگی" یا "عدم افشاء" یا "رازداری" به این نوع تعهد پرداخته و معمولا اطلاعات و اسناد قراردادی را محرمانه تلقی نموده و طرف مقابل را متعهد به حفظ آن می نمایند. البته باید توجه داشت که عنوان "عدم افشاء"، عنوان مناسبی برای درج تعهد حفظ محرمانگی نیست؛ زیرا متعهد به حفظ محرمانگی علاوه بر منع افشاء بایستی تعهدات دیگری را ذیل این تعهد پذرفته باشد.

ب-به صورت تعهدنامه پیوست قرارداد:

طرفین قرارداد، در برخی موارد نیز به اقتضای تاکید بر حفظ محرمانگی، محتوای تعهد به حفظ محرمانگی را در پیوست قرارداد گذارده و آن را بسط بیشتری می دهند. قاعدتا از منظر حقوقی، میزان آثار تعهد به حفظ محرمانگی با به پیوست بردن آن تغییری نمی یابد. تنها تفاوتی که وجود دارد این است که در صورت تعارض، اجمال و ابهام ایجاد شده بین اسناد قراردادی و متن اصلی قرارداد، متن اصلی ملاک عمل طرفین خواهد بود. بر این مبنا، شاید بهتر باشد که این تعهد در متن اصلی قرارداد گنجانده شود تا در مقام تعارض با دیگر اسناد قراردادی، همیشه دارای اولویت اول باشد.

ج-به صورت قرارداد جداگانه:

مواردی هم وجود دارد که اطلاعات قابل تبادل یا اطلاعات قابل اکتساب طرفین از یکدیگر به قدری مهم است که باید به مثابه یک قرارداد مستقل به آن نگریست و تعهدات طرفین و نحوه تعامل آنان با یکدیگر در خصوص اطلاعات محرمانه در قالبی مجزا و بدون اثر بخشی از اعتبار یا عدم اعتبار قرارداد اصلی به نگارش درآید. ضمن اینکه، اگر این احتمال وجود داشته باشد که مذاکرات و تفاهمات اولیه طرفین قرارداد می تواند منجر به قرارداد اجرایی نگردد ضروری است که بدوا قرارداد محرمانگی بین طرفین منعقد گردیده و سپس به مذاکره و تبادل اطلاعات بپردازند و معلوم نیست که قرارداد منعقده بعدی- حتی با فرض درج شرط محرمانگی در آن- مشمول اطلاعات مبادله شده طرفین قبل از انعقاد قرارداد گردد. فقط باید توجه داشت که در صورت انعقاد قرارداد محرمانگی، شروط قراردادی همچون فسخ، خسارات قراردادی، تضامین، حل اختلاف و مواد مشابه به صورت مستقل در متن قرارداد محرمانگی گنجانده شود. 

در ذیل نمونه ای از تعهدنامه حفظ محرمانگی کارکنان یک شرکت جهت آشنایی مخاطبین محترم می آید:

"اینجانب با مشخصات ................... اعلام صريح و قطعي نمودم كه از تاريخ …….در شركت …. (سهامي خاص) بكار مشغول هستم به موجب اين سند، اقرار و اذعان مي نمايم كه به اهميت و جايگاه حفظ اسرار اداري، صنعتي و تجاري در شركت ………….(سهامي خاص) آگاه و توجيه شده ام و متعهد مي گردم كه در نهايت رازداري و با عمل به اصول امانت داري، اسرار تجاري، اداري و صنعتي در شركت ……… (سهامی خاص) را حفظ نمايم و از هرگونه انتشار، انتقال، رونوشت برداري (كپي) و مبادله اطلاعات، اعداد و ارقام مالي، بودجه اي، فرمولهاي توليدي و تجاري شركت و مشتريان و ذينفعان، اطلاعات مربوط به نوع و ميزان و كيفيت مواد اوليه و زمان و محل واردات و صادرات و نگهداري آنها، اطلاعات و آمار و ارقام مربوط به ميزان توليد، فروش و سود، هرگونه اطلاعات مربوط به شيوه ها و روشهاي بازاريابي، مديريت، فروش، مديريت مالي، فناوري، اداري و استخدامي، تعداد و نوع روابط با ذينفعان و مشتريان و تلفن تماس يا رايانامه (ايميل) يا نشاني آنها، ميزان مطالبات يا ديون و سرمايه و دارائي شركت………(سهامي خاص) و كاركنان و مديران آن، هر گونه اطلاعات مربوط به نوع و كيفيت بسته بندي محصول و فرايندهاي خاص راجع به عرضه و توزيع و ارائه محصولات و خدمات، هرگونه اطلاعات شركت……..(سهامي خاص) مربوط به محتواي مذاكرات، پرونده ها و اسناد تجاري و دعاوي قضايي و غير قضايي، پرونده ها و اسناد اداري، تجاري، بانكي، صنعتي، داد و ستدها و رفت و آمدها تحت هر شرايطي به هر شخص غير مجازي اعم از آنكه از كاركنان و مديران و سهامداران پيشين (قبلي )يا كنوني (فعلي) شركت يا رقباء يا افراد غير از اينها باشد خودداري نمايم. آگاه هستم كه دسترسي افراد به اطلاعات و اسناد و ارقام و آمار فوق در شركت ……………. (سهامي خاص) داراي محدوديت و سامانه خاص خود مي باشد. آگاه و توجيه شده ام كه صرفا مديرعامل شركت……….. (سهامي خاص) و افرادي كه از سوي ايشان به گونه ای من معرفي شده باشند به همان ميزان كه مدير عامل شركت …. (سهامي خاص) تعيين مي كند مجاز به دسترسي به اطلاعات و اسناد و ارقام تعيين شده هستند. تعهد مي نمايم كه از اطلاعات و اسناد و آماري كه به اقتضاء مسئوليت شغلي يا به سبب آن در اختيارم قرار گرفته در قبال هر گونه انتشار يا خطر نابودي و خدشه دار شدن مراقبت و نگهداري نمايم .تعهد مي نمايم در صورتي كه رابطه همكاري من و شركت…… (سهامي خاص) به هر دليلي در هر زماني پايان پذيرفت نيز ضمن بازگرداندن فوري اسنادي كه از شركت …(سهامي خاص) نزد خود دارم اسرار و اطلاعات موصوف در بالا را همچنان محرمانه نگه دارم و از انتشار و انتقال آن به اشخاص غير مجاز از جمله كارفرماي بعدي خود، پرهيز كنم. مي پذيرم كه وجه التزام تخلف از تعهدات بالا به اندازه .... برابر كل حقوق، مزايا و وجوهي است كه تا تاريخ مطالبه وجه التزام از شركت ….(سهامي خاص) دريافت كرده ام.